Vad är det som händer?
Din kom-ihåg-lista, agenda eller vad du kallar den innehåller osorterade arbetsuppgifter. SITUATIONSANALYS är verktyget som du kan analysera arbetsuppgifterna med för att få ner dom på en hanterbar nivå så att de enskilda beslutsprocesserna går att tillämpa. De logiska stegen presenteras nedan. Men innan du gör det bör du titta igenom uppgifterna och prioritera utifrån ABCDE-metoden.
Situationer: Nästan varje person har en lista över arbetsuppgifter och andra angelägenheter som måste åtgärdas. En del av oss gör en formell förteckning i en bordskalender, i en dagbok eller på minneslappar över ”vad som skall göras idag”. Många av oss gör det informellt i minnet. Det första steget i en SITUATIONSANALYS är denna lista över stora och små arbetsuppgifter eller situationer. Det kan vara vilken situation som helst – hot eller möjlighet – som kan inverka på det resultat vi försöker uppnå.
Separering: Många av situationerna som vi måste behandla tenderar att vara generella, stökiga och otydliga till sin natur. Vi måste därför tillämpa Cesars princip att ”söndra och härska” för att kunna lösa dem. Detta kallas separation. Tekniken består i att bryta ner stora, sammansatta situationer i mindre, mer lätthanterliga enheter. Vi separerar oklara situationer tills vi får uppgifter som är klart avgränsade från varandra och som kan hanteras individuellt.
Prioritering: Föregående separationssteg innebär att vi nu har fler uppgifter att handskas med. Eftersom även Einstein erkände att han endast kunde göra en sak i taget måste vi prioritera dem. Det finns olika sätt att bestämma prioriteter. En del är mindre lyckade. FÖRST IN/FÖRST UT innebär att ”först till kvarn får först mala”. Motsatsen är SIST IN/FÖRST UT. Det innebär att ”det som ligger överst i högen” åtgärdas först. En tredje teknik går ut på att den som skriker högst får sina problem lösta först. En fjärde innebär att mediet som används kan ge otillbörlig prioritet. Ett meddelande som kommer per SMS ägnas större uppmärksamhet än ett som kommer mejl osv. Om vi vill prioritera korrekt måste vi väga in följande tre faktorer:
Först bör vi bedöma vikten. Hur allvarlig, vilken betydelse eller vilken inverkan har situationen på resultatet?
Sedan försöker vi bedöma brådskan. Hur mycket tid har vi på oss?
Sist bedömer vi utvecklingen. Om vi inte gör någonting, hur påverkar det vikten? Växer, avtar eller kommer situationen att vara oförändrad i sin betydelse för resultatet.
Ställda i relation till varje arbetsuppgift hjälper oss dessa tre komponenter att prioritera korrekt.
Fördelning: Det sista steget, efter prioritering, går ut på att fördela arbetsuppgifterna på de olika analysprocesserna för bearbetning. Därför ställer vi oss tre frågor:
1) Behöver vi veta orsaken?
Om svaret är Ja, måste vi använda ORSAK OKÄND.
2) Står vi inför en valsituation?
Om svaret är Ja, använder vi ATT VÄLJA BÄSTA ALTERNATIV.
3) Planerar vi för ett lyckat resultat i framtiden?
Ett Ja, tyder på ATT ISOLERA TÄNKBARA PROBLEM.
SITUATIONSANALYS är den tänkta kompassen i det logiska landskapet. Den pekar mot rätt analysprocess för att vi skall kunna utföra våra arbetsuppgifter och andra angelägenheter med framgång.
Sammanfattning
Frågeställningarna i SITUATIONSANALYS är:
• Vilka aktiviteter står vi inför?
Är varje aktivitet avskild och hanterbar eller måste den brytas ner? Vilken prioritet har varje aktivitet med avseende på vikt, brådska och utveckling?
• Vilken process krävs för en lösning? ORSAK OKÄND, ATT VÄLJA BÄSTA ALTERNATIV, ATT ISOLERA TÄNKBARA PROBLEM eller UTNYTTJA TÄNKBARA MÖJLIGHETER?