Varför hände det?
Ett problem är en avvikelse från det planerade resultatet särskilt om orsaken är okänd ... Tänk tillbaka på det förflutna – dåtid! Syftet är att gå från problem till åtgärd. Det förutsätter ett antal logiska steg. Varje steg i den logiska processen redovisas här.
Identifiering: Det första steget är naturligtvis identifiering. ”Hur vet jag att jag har ett problem?” Ett sätt att betrakta ett problem är att registrera hur ett hinder motverkar att vi uppnår ett visst mål. Eller att vi har en avvikelse från den förväntade prestationen eller normen. Första momentet är alltså att notera målet. Nästa moment innebär att skaffa kunskap om vad som nu faktiskt uppnås eller det aktuella utfallet.
Mål och Utfall
- När mål och utfall är ett och samma har vi inget problem.
- När utfallet ligger under målet har vi en negativ avvikelse.
- När utfallet ligger över målet har vi en positiv avvikelse.
Genom att beskriva problemet utifrån vad det är och vad det inte är kan vi dra skarpare gränser kring problemet. Dessa avgränsningar kommer att hjälpa oss igenom nästa steg.
Analys: Första steget i en analys är att jämföra problemområdet med icke-problemområdet. Med andra ord, är med är inte. Vi kan jämföra för att hitta likheter eller för att hitta skillnader.
När man söker efter ny och ytterligare information visar erfarenheten att det är av större värde att identifiera skillnader. I synnerhet bör vi granska vår beskrivning för att söka efter skillnader på områden där det finns skarpa kontraster i informationen.
Följande frågor avser att hjälpa oss identifiera skillnader:
- Vad är annorlunda, specifikt eller unikt med vad problemet är jämfört med vad det inte är?
- Vad är annorlunda, specifikt eller unikt med var problemet är jämfört med var det inte är?
- Vad är annorlunda, specifikt eller unikt med när problemet observeras jämfört med när det inte observeras?
- Vad är annorlunda, specifikt eller unikt med hur mycket problemet observeras jämfört med hur mycket det inte observeras?
Nästa steg är att granska skillnaderna för att identifiera förändringar som har inträffat. Om ingen förändring hade inträffat så skulle vi inte ha något problem. Därför måste sökandet efter orsaken koncentreras till de förändringar som har inträffat. För att begränsa vårt sökande bör vi hålla oss till förändringar hos de skillnader som vi har identifierat.
Följande fråga avser att hjälpa oss med detta.
- Vad har förändrats hos var och en av dessa skillnader?
Det kan också vara bra att notera datum för varje förändring så att vi lättare kan finna ett samband mellan problemets uppkomst och en specifik förändring som har inträffat.
Hypoteser
Utifrån vår analys av avvikeIsen kan vi nu formulera ett antal hypoteser om tänkbara orsaker till avvikelsen. Hypoteser är en kombination av:
Identifierade förändringar + Erfarenhet + Expertkunnande
Följande fråga hjälper oss att hitta tänkbara orsaker.
Vilka hypoteser kan formuleras om tänkbara orsaker till problemet genom att granska skillnaderna och/eller förändringarna?
På det här stadiet noterar vi alla rimliga hypoteser. Det är väsentligt att vara konstruktiv och på bästa sätt utnyttja vår erfarenhet och vårt expertkunnande.
Prövning
I detta steg är det viktigt att pröva våra tänkbara orsaker för att ringa in den verkliga och utesluta de andra. Vi prövar varje tänkbar orsak mot vår beskrivning. Om inte en tänkbar orsak kan förklara båda sidorna av beskrivningen är det osannolikt att det är den verkliga orsaken. Vissa tänkbara orsaker kan ske gör det om vi lägger till ett eller flera antaganden (”endast om”).
I så fall bör dessa antaganden noteras.
- Pröva varje tänkbar orsak mot beskrivningen, på områden med skarpa kontraster.
- Notera alla antaganden (”endast om”) som måste göras för att stödja hypoteserna.
Den mest tänkbara orsaken blir den som bäst förklarar beskrivningen eller den med det minsta antalet antaganden. För att vara säkra till 100% måste vi nu verifiera våra antaganden - snabbt och ekonomiskt.
Frågan är enkel: Hur kan man snabbt och ekonomiskt verifiera sina antaganden?
Skulle våra antaganden visa sig vara sanna har vi problemets verkliga orsak och kan vidta åtgärder.
Åtgärd
Det finns tre typer av åtgärder för att angripa ett problem.
- Provisoriska åtgärder; För att vinna tid medan vi söker efter problemets orsak. Provisoriska åtgärder riktas mot problemets effekter.
- Anpassningsåtgärder; Vi bestämmer oss för att leva med problemet. Dessa riktas också mot problemets effekter.
- Korrigeringsåtgärder; Denna är den enda åtgärd som vidtas för att eliminera problemet. Den riktas mot problemets orsak
Positiva avvikelser
Ibland står vi inför en situation där allt går bättre än väntat. Det kallar vi en positiv avvikelse. Att granska en positiv avvikelse kan vara lika viktigt som att förklara orsakerna till en negativ avvikelse. Vi kan dra lärdom av det. De logiska stegen och momenten är exakt desamma.
Identifiering
Vi identifierar Området eller utfallet som är bättre än väntat
Beskrivning
Beskriver och jämför med områden som vi vill för bättra.
Analys
Genom att analysera beskrivningen kan vi ställa upp flera hypoteser
Hypoteser
Prövning och pröva dem.
Därefter kan vi vidta åtgärder antingen för att stärka utfallet eller införa förbättringsåtgärder på ett annat område.
Därefter kan vi vidta åtgärder antingen för att stärka utfallet eller införa förbättringsåtgärder på ett annat område.