Vilket alternativ är bäst?
Detta är vad man vanligtvis menar med beslut; att välja det bästa alternativet bland de lättast ... Vi befinner oss tankemässigt i nuet; vi kan välja! Den övergripande målsättningen är att bland ett antal alternativ välja det bästa. Eventuellt har vi varit tvungna att lokalisera orsaken till en avvikelse eller så hoppar vi rakt in i valmöjligheterna. De logiska stegen presenterar vi här.
A. Beslutsmål: Består av tre delar, den första delen är syftet. En beslutsformulering bör utformas så att analysens syfte tydligt framgår. Den bör redovisa ett slutresultat. (Jfr. att köpa en bil.)
Den andra delen är beslutets nivå. De flesta beslut härstammar från tidigare fattade beslut. Ju högre beslutsnivå vi väljer desto större är antalet tänkbara alternativ. (Jfr. att köpa ett transportmedel.)
Ju lägre nivån är desto mer begränsat är alternativutbudet. Alternativen på samma nivå kan sägas tillhöra samma grupp eller klass. Om vi byter nivå ändrar det drastiskt den klass av alternativ som vi slutligen jämför. Strävan är att jämföra alternativ inom samma klass så att vi jämför äpplen med äpplen och inte äpplen med päron.
För det tredje kan det i vår beslutsformulering smyga sig in ord som begränsar antalet gångbara alternativ. Dessa ord kallas modifierare. Utan modifierare skulle antalet alternativ vara större. Genom att lägga till en modifierare kan vi alltså medvetet begränsa antalet tänkbara alternativ. (Jfr. att köpa en ny bil.) När vi formulerar beslutsmål är det därför viktigt att målen granskas så att de innehåller endast de modifierare vi verkligen vill ha med.
B. Urvalskriterier: Det andra steget i processen innebär att fastställa ett antal kriterier för att kunna välja det bästa alternativet. Svaren på följande fyra frågor ger oss tydliga urvalskriterier:
- Vilka resultat vill vi uppnå?
- Vilka resultat vill vi undvika?
- Vilka resurser är vi beredda att satsa?
- Vilka resurser vill vi inte satsa?
Kriterierna delas in i två kategorier; de som måste uppfyllas och de som bara till en del behöver uppfyllas. Den första gruppen kallar vi krav; kriterier som är absoluta och som samtliga alternativ måste motsvara.
Den andra gruppen kallar vi önskemål; kriterier som har en relativ betydelse. Vi identifierar det mest angelägna önskemålet och tilldelar det vikten 10. Med detta som referenspunkt väger vi de andra på en skala från 10 till 1 enligt deras relativa betydelse.
C. Alternativjämförelse: I nästa steg jämför vi alternativen med urvalskriterierna; krav och önskemål. Första jämförelsen innebär en gallring bland alternativen mot kraven.
Kraven är absoluta; ej förhandlingsbara och mätbara, och får inte tummas på. Därför måste vi samla in motsvarande information om varje alternativ. Om ett alternativ håller måttet, dvs. lever upp till kraven, passerar det den första gallringen. Om inte, faller det ifrån och tas inte med i nästa jämförelse. Syftet med kraven är att snabbt eliminera de alternativ som inte håller måttet och därmed minska antalet alternativ.
Nästa steg innebär att jämföra kvarstående alternativ med önskemålen. Vi samlar information om respektive alternativ som motsvarar önskemålen. Sedan använder vi omdömet och utvärderar informationen för att sätta poäng på hur väl alternativet lever upp till önskemålet. Bedömningen anges i siffror. Vi använder skalan 1 till 10. Högst poäng ges det alternativ som presterar bäst, en lägre poäng till det näst bästa alternativet osv. Proceduren upprepas för varje önskemål.
Genom att multiplicera vikten för ett Önskemål med antalet poäng för respektive alternativ får vi sedan ett vägt poängtal. Summan av dessa vägda poängtal utgör ett prestationsindex för alternativet.
Alltså innebär alternativjämförelsen att vi först jämför alternativen med kraven och eliminerar de alternativ som inte håller måttet. Sedan poängsätter vi deras prestation gentemot önskemålen. Antalet alternativ bör nu vara begränsat till ett, två eller möjligen tre, som är påtagligt bättre än de övriga.
E. Riskbedömning: Nästa steg innebär riskbedömning. Varje alternativ eller handlingslinje medför vissa risker. Därför är det viktigt att bedöma de risker som varje återstående alternativ för med sig. Tekniken är enkel. Vi tar varje enskilt alternativ och ställer frågan: ”Vilka risker utsätter vi oss för om vi väljer detta alternativ?”
Först tittar vi på sannolikheten för att en risk blir verklighet. Vi använder skalan hög, medium, låg eller 1 till 10 och bedömer sannolikheten för att den uppstår. Därefter bedömer vi med hjälp av samma skala, hur allvarliga konsekvenserna blir om situationen skulle inträffa. Till sist planerar vi åtgärder för att minimera risknivån (Jmf Framtiden).
F. Bästa alternativet: Sista steget i analysen är att välja det bästa alternativet. Det innebär en genomgång av risknivåer som framgår av bedömd sannolikhet och konsekvens. Om vi inte är beredda att acceptera en hög risknivå är vi tvungna att välja ett alternativ med en lägre risknivå. Vi väljer alltså det alternativ som är bäst eller någorlunda bra i relation till våra urvalskriterier inberäknat den risknivå vi är beredda att acceptera.
Sammanfattning
De logiska frågorna är:
- Vad är syftet med beslutet?
- Vilka är kraven och önskemålen?
- Vilka är alternativen?
- Hur väl motsvarar alternativen våra krav och önskemål?
- Vilka är riskerna?
- Hur stora är riskerna?
- Vilket är det bästa alternativet?