Vad händer härnäst?
Vanlig enkel planering ... av erfarenhet vet vi att saker går snett om de kan gå snett (Murphys lag). Vi har bytt leverantörer förut, sjösatt nya produkter, byggt till, anställt och vis av erfarenheten bör vi inte upprepa misstagen. Vi tar vara på lärdomarna istället och isolerar problemen!
Nu tänker vi på framtiden. Vi vill naturligtvis säkerställa ett lyckat resultat redan nu och därför behöver vi analysera de potentiella problemen. De logiska stegen är följande:
Vi börjar med en resultatformulering.
Resultat: Vad ska vi uppnå?
Plan: I kronologisk ordning; vilka logiska steg är avgörande för framgång?
Kritiska områden: Vi litar till erfarenheten; vilka steg i planen innehåller kritiska moment? Vilka är de potentiella problemen?
Risker: Bedöm (hög, medium, låg) de potentiella problemens sannolikhet och konsekvens var för sig.
Förebyggande åtgärder: Riktas mot troliga orsaker till potentiella problem. Vi försöker förutse orsakerna och bedöma hur sannolika (hög, medium, låg) de är. Åtgärderna riktas mot de mest troliga orsakerna. Förebyggande åtgärder minskar sannolikheten för att ett potentiellt problem skall uppstå.
Åtgärderna vidtas alltså innan problemet dyker upp. Om våra förebyggande åtgärder skulle misslyckas och det potentiella problemet ändå uppstår behöver vi ha planerat åtgärder för att skydda oss mot problemets verkningar eller konsekvenser.
Beredskapsåtgärder: Aktiveras efter det att ett problem har uppstått. En viktig egenskap hos en beredskapsåtgärd är att den måste innehålla en automatisk utlösningsmekanism, jmf sprinkler.
Modifierad plan: Det sista steget i analysen innebär att modifiera vår ursprungliga plan genom att i anslutning till de kritiska stegen införa det bästa urvalet av förebyggande åtgärder och beredskapsåtgärder. Dessa bör minska den potentiella risken till en acceptabel nivå. Den modifierade planen genomförs eftersom sannolikheten för att denna plan lyckas är större än för den ursprungliga.
UTNYTTJA TÄNKBARA MÖJLIGHETER
Framtiden för naturligtvis med sig inte bara potentiella problem utan även potentiella möjligheter. Hur kan vi utnyttja dessa möjligheter?
Situation: Det första logiska steget är den situation vi står inför.
Möjlighet: Nästa steg innebär att vända situationen till en möjlighet.
Fördel: Sedan identifierar vi de områden som ger de största fördelarna.
Nytta: Och det sista steget innebär att dra nytta av de möjligheter som ger de största fördelarna.
För att vända hot, hinder och motstånd till möjligheter måste vi känna igen dem. Därför bör vi ställa oss frågan: Hur kan vi dra nytta av situationen?
Svårigheten med en analys av de potentiella möjligheterna är oftast inte bristen på möjligheter utan att välja vilken möjlighet man ska satsa på. För att göra detta använder vi ett enkelt redskap: Förhållandet mellan nackdel och fördel eller kostnad och intäkt.
Genom att sätta ett värde på nackdelar (kostnader) kontra fördelar (intäkter), som en möjlighet ger, kan vi inrikta oss på de möjligheter som ger oss den största nyttan (intäkten). Återigen använder vi skalan hög, medium, låg eller 1 -10 för att prioritera.
Först planerar vi åtgärder som utlöser och realiserar möjligheterna; ”Vad kan vi göra för att få det att hända?”
För det andra, när vi väl har förverkligat möjligheten, bör vi försöka påskynda de positiva effekterna. Därför behöver vi planera accelererande åtgärder för att uppnå största möjliga nytta (intäkt).
Vi ställer alltså följande frågor:
- Vilka möjligheter ger oss situationen?
- Vilket förhållande råder mellan nackdelar och fördelar?
- Hur kan vi förverkliga möjligheterna?
- Hur kan vi åstadkomma optimala effekter?